Des données opérationnelles fiables

Des relevés précis du temps de travail sont nécessaires, mais la pratique quotidienne est moins maîtrisée. Les collaborateurs reconstruisent leurs heures en fin de semaine, voire en fin de mois, tandis que les feuilles de temps manquantes ou tardives retardent la facturation, la paie et le reporting.

Parallèlement, le système de saisie du temps peut être mal relié aux horaires et aux absences, ne pas distinguer correctement le temps travaillé du temps de paie et du temps facturable, ou ne pas tenir un solde fiable des heures positives et négatives. Les problèmes liés aux pauses, aux limites maximales de temps de travail ou à des schémas inhabituels peuvent n’être découverts que plus tard, tandis que différentes règles de paie et de facturation doivent encore être appliquées manuellement.

Ordinum réunit ces étapes dans un processus quotidien contrôlé. Les collaborateurs pointent leur arrivée et leur départ et affectent leur temps à des assignments valides, tandis que les horaires, les absences et le temps de travail attendu apportent le contexte. Les règles d’arrondi de paie et de facturation sont appliquées automatiquement et séparément sans modifier l’enregistrement d’origine, et les heures positives ou négatives sont suivies en continu.

Les exceptions concernant les pauses, le temps et la durée de travail peuvent être facilement identifiées, examinées et escaladées, tandis que le temps administratif est également enregistré explicitement. Comme le temps est saisi, affecté et traité en continu plutôt que reconstruit des semaines plus tard, la facturation, la paie et le reporting gagnent en rapidité et en fiabilité, tout en conservant la traçabilité des enregistrements d’origine, des calculs et des modifications ultérieures pour l’auditabilité et les processus orientés conformité.

Une demande de saisie du temps pour un projet arrive au controlling par e-mail avec un contrat. Quelques jours plus tard, d’autres demandes concernant le même projet apparaissent : l’une est un doublon destiné à accélérer l’enregistrement, une autre est une demande de changement pour une affectation qui n’existe pas encore, et une troisième fait référence à une version de contrat obsolète ou incomplète. Certaines informations arrivent par e-mail, d’autres via Teams et, comme la demande vient d’un country head, d’un partner ou d’un project manager, elle est censée être traitée rapidement.

Le controlling doit alors déterminer quelle demande, quelle version du contrat et quelles informations système sont correctes. Cela implique souvent de rechercher dans les e-mails, comparer des pièces jointes, relancer le PMO ou les project managers et créer des dossiers locaux simplement pour suivre ce qui aurait dû être clair dès le départ.

Ordinum relie les demandes de projet, les contrats, les demandes de changement et les approbations dans un workflow structuré. Les contrats peuvent être joints aux demandes, les changements suivis, les informations contractuelles vérifiées rapidement et les approbations suivre une chaîne claire avant l’entrée des données dans le système.

Le taux d’activité et le planning d’un collaborateur peuvent ne pas avoir été clairement définis. La disponibilité des contractors peut être incertaine. Les ressources peuvent être réparties sur plusieurs projets, avec des allocations qui changent sur des périodes qui se chevauchent. Parallèlement, des tâches non facturables peuvent absorber discrètement la capacité de personnes qui seraient autrement disponibles pour du travail facturable.

Au fil du temps, l’organisation perd une vision fiable du nombre réel d’ETP, de l’endroit où la capacité est engagée et des ressources réellement disponibles pour de nouvelles affectations. Il en résulte du bench évitable, une perte de capacité facturable et des discussions de management répétées simplement pour établir la situation actuelle.

Ordinum relie les données d’emploi, les horaires, les affectations de projet et la disponibilité facturable dans une vue structurée. Les contrôles de périodes, les approbations intégrées et d’autres contrôles de qualité des données aident à prévenir les chevauchements et incohérences, rendant le reporting ETP, la planification de capacité et l’affectation des ressources beaucoup plus fiables.

Les données d’emploi, les affectations de projet, les horaires, les coûts et les règles de facturation ne sont pas toujours alignés comme ils devraient l’être.

Une ressource peut être affectée à un projet avant que sa relation d’emploi ou de contractor soit active. Un freelance peut toujours apparaître dans la planification alors que son horaire indique qu’il n’est pas disponible pendant cette période. Des conditions d’emploi mises à jour peuvent ne pas être reflétées dans les périodes de coûts applicables. Et certaines affectations ou tâches peuvent rester liées à des tarifs de facturation qui ne sont plus valides.

Comme les informations pertinentes sont réparties entre des systèmes départementaux déconnectés, ces incohérences peuvent persister sans être détectées. Les RH, le project management, le planning, le controlling et la facturation détiennent chacun une partie de la vérité, sans qu’une personne voie clairement si l’ensemble est cohérent.

Les conséquences ne sont pas seulement administratives. Des données de base et transactionnelles mal alignées peuvent entraîner des erreurs de planification, une mauvaise reconnaissance des coûts, des tarifs de facturation erronés, du travail de suivi évitable et une confiance réduite dans les données.

Ordinum vérifie ces dépendances avant que les données ne soient soumises ou traitées plus loin. Les périodes, le statut d’emploi, les affectations de projet, les horaires, la validité des coûts et celle de la facturation peuvent être contrôlés automatiquement. En cas de conflit critique, la soumission peut être bloquée jusqu’à résolution du problème. Lorsque cela est approprié, le système peut à la place avertir ou escalader automatiquement l’écart vers le département responsable.

Le résultat : des données opérationnelles mieux alignées, moins d’erreurs en aval et davantage de confiance dans la cohérence des informations RH, projet, planning, coûts et facturation.

Vous avez besoin d’un rapport consolidé CM 1–3 sur la marge de contribution des 18 derniers mois, avec la possibilité d’analyser la rentabilité par ressource, projet, entité ou pays. Mais les données de revenus et de coûts ne peuvent pas être récupérées depuis une source unique et fiable.

Les informations peuvent être réparties entre des rapports mensuels d’utilisation ou de projet, des rapports internes de coûts, des extractions ERP et des données de taux de change séparées. En pratique, cela peut signifier consolider 18 rapports mensuels de revenus avec 18 autres rapports internes de coûts avant même de pouvoir commencer l’analyse.

La consolidation devient rapidement un exercice majeur. Les fichiers doivent être combinés, les taux de change historiques correctement appliqués et les écarts avec les systèmes sources locaux examinés. Des mouvements inhabituels dans les taux de coûts, tarifs de facturation ou devises créent encore plus d’incertitude sur les chiffres auxquels se fier. Le défi augmente lorsque le management souhaite analyser les mêmes données par ressource, projet, client, entité juridique, pays ou business unit alors que les affectations, tarifs et structures organisationnelles ont eux-mêmes pu évoluer.

Un reporting erroné peut fausser l’analyse de rentabilité et les décisions stratégiques, tandis que des incohérences dans les données sous-jacentes peuvent également révéler des erreurs de facturation, de paie ou de rentabilité projet.

Ordinum relie revenus, coûts, ressources, projets, affectations et données organisationnelles dans un modèle relationnel structuré. Les approbations intégrées, les règles de validation et la validité historique permettent d’appliquer les taux de change, coûts, tarifs de facturation et relations organisationnelles aux bonnes périodes. Le résultat est un reporting de marge de contribution fiable, analysable selon les dimensions pertinentes, sans devoir reconstruire la consolidation dans Excel à chaque fois.