Operative Daten, denen Sie vertrauen können

Korrekte Arbeitszeitaufzeichnungen sind erforderlich, doch die tägliche Praxis ist weniger kontrolliert. Mitarbeitende rekonstruieren ihre Stunden am Ende der Woche oder sogar des Monats, während fehlende oder verspätete Timesheets Fakturierung, Payroll und Reporting verzögern.

Gleichzeitig ist die Zeiterfassung möglicherweise nicht sauber mit Arbeitsplänen und Abwesenheiten verbunden, unterscheidet nicht klar zwischen gearbeiteter, lohnrelevanter und fakturierbarer Zeit oder führt keinen verlässlichen laufenden Saldo von Über- und Unterzeit. Probleme bei Pausenanforderungen, maximalen Arbeitszeitgrenzen oder ungewöhnlichen Arbeitsmustern werden womöglich erst später entdeckt, während unterschiedliche Regeln für Payroll und Fakturierung weiterhin manuell angewendet werden müssen.

Ordinum bringt diese Schritte in einen kontrollierten täglichen Prozess. Mitarbeitende stempeln ein und aus und ordnen ihre Zeit gültigen Assignments zu, während Arbeitspläne, Abwesenheiten und erwartete Arbeitszeiten den Kontext liefern. Rundungsregeln für Payroll und Fakturierung werden automatisch und getrennt angewendet, ohne die ursprüngliche Zeitaufzeichnung zu verändern; Über- und Unterzeit werden als laufende Salden geführt.

Ausnahmen bei Pausen, Arbeitszeit und Arbeitsdauer lassen sich einfach identifizieren, prüfen und eskalieren; auch Administrationszeit wird ausdrücklich erfasst. Weil Zeit laufend erfasst, zugeordnet und verarbeitet wird statt Wochen später rekonstruiert zu werden, werden Fakturierung, Payroll und Reporting zeitnäher und verlässlicher. Gleichzeitig bleiben Originaldaten, Berechnungen und spätere Änderungen für Auditierbarkeit und compliance-orientierte Prozesse nachvollziehbar.

Eine Anfrage für die Zeiterfassung eines Projekts trifft zusammen mit einem Vertrag per E-Mail im Controlling ein. Einige Tage später folgen weitere Anfragen zum selben Projekt: eine ist ein Duplikat, das die Erfassung beschleunigen soll, eine weitere ist eine Änderungsanfrage für ein Assignment, das noch gar nicht existiert, und eine andere verweist auf einen veralteten oder unvollständigen Vertragsentwurf. Informationen kommen teils per E-Mail, teils über Teams, und weil die Anfrage von einem Country Head, Partner oder Project Manager stammt, soll sie möglichst schnell verarbeitet werden.

Das Controlling muss nun herausfinden, welche Anfrage, Vertragsversion und Systeminformation tatsächlich korrekt ist. Das bedeutet häufig: E-Mails durchsuchen, Anhänge vergleichen, bei PMO oder Project Managern nachfragen und lokale Ordner anlegen, nur um den Überblick über etwas zu behalten, das von Anfang an eindeutig sein sollte.

Ordinum verbindet Projektanfragen, Verträge, Änderungsanfragen und Freigaben in einem strukturierten Workflow. Verträge können an Anfragen angehängt, Änderungen nachvollzogen und Vertragsinformationen schnell geprüft werden; Freigaben folgen einer klaren Kette, bevor Daten ins System gelangen.

Beschäftigungsgrad und Arbeitsplan eines Mitarbeitenden sind möglicherweise nicht klar definiert. Die Verfügbarkeit von Contractors ist unsicher. Ressourcen sind auf mehrere Projekte verteilt, wobei sich Zuteilungen über überlappende Zeiträume ändern. Gleichzeitig können nicht fakturierbare Aufgaben unbemerkt Kapazität binden, die sonst für fakturierbare Arbeit verfügbar wäre.

Mit der Zeit verliert die Organisation die verlässliche Sicht darauf, wie viele FTEs tatsächlich vorhanden sind, wo Kapazität gebunden ist und welche Ressourcen für neue Assignments wirklich verfügbar sind. Die Folge sind vermeidbare Bench-Zeiten, verlorene fakturierbare Kapazität und wiederkehrende Managementdiskussionen nur zur Klärung der aktuellen Situation.

Ordinum verbindet Beschäftigungsdaten, Arbeitspläne, Projekt-Assignments und fakturierbare Verfügbarkeit in einer strukturierten Sicht. Prüfungen von Datumsbereichen, integrierte Freigaben und weitere Datenqualitätskontrollen helfen, Überschneidungen und Inkonsistenzen zu verhindern und machen FTE-Reporting, Kapazitätsplanung und Ressourcenzuteilung wesentlich verlässlicher.

Beschäftigungsdaten, Projekt-Assignments, Arbeitspläne, Kosten und Fakturierungsregeln stimmen nicht immer so überein, wie sie sollten.

Eine Ressource kann einem Projekt zugeordnet werden, bevor das Beschäftigungs- oder Vertragsverhältnis aktiv ist. Ein Freelancer kann weiterhin in der Projektplanung auftauchen, obwohl der Arbeitsplan für diesen Zeitraum keine Verfügbarkeit zeigt. Aktualisierte Beschäftigungsbedingungen werden möglicherweise nicht in den gültigen Kostenperioden abgebildet. Und Projekt-Assignments oder einzelne Tasks können weiterhin mit nicht mehr gültigen Billing Rates verknüpft sein.

Weil die relevanten Informationen in getrennten Abteilungssystemen liegen, können solche Inkonsistenzen unbemerkt bestehen bleiben. HR, Projektmanagement, Scheduling, Controlling und Billing halten jeweils einen Teil der Wahrheit, während niemand klar sieht, ob das Gesamtergebnis tatsächlich konsistent ist.

Die Folgen sind mehr als administrativ. Nicht abgestimmte Stamm- und Bewegungsdaten können zu Planungsfehlern, falscher Kostenerfassung, falschen Billing Rates, vermeidbarer Nacharbeit und geringerem Vertrauen in die zugrunde liegenden Daten führen.

Ordinum prüft diese Abhängigkeiten, bevor Daten eingereicht oder weiterverarbeitet werden. Datumsbereiche, Beschäftigungsstatus, Projekt-Assignments, Arbeitspläne sowie Kosten- und Billing-Gültigkeit können automatisch gegengeprüft werden. Bei kritischen Konflikten kann die Einreichung blockiert werden, bis das Problem gelöst ist. Wo sinnvoll, kann das System stattdessen warnen oder die Abweichung automatisch an die zuständige Stelle zur Prüfung eskalieren.

Das Ergebnis sind besser abgestimmte operative Daten, weniger Folgefehler und mehr Vertrauen darin, dass HR-, Projekt-, Arbeitsplan-, Kosten- und Billing-Informationen konsistent zusammenwirken.

Sie benötigen einen konsolidierten CM-1–3-Deckungsbeitragsbericht für die letzten 18 Monate und möchten die Profitabilität nach Ressource, Projekt, Entity oder Land analysieren. Die zugrunde liegenden Umsatz- und Kostendaten lassen sich jedoch nicht aus einer einzigen verlässlichen Quelle abrufen.

Stattdessen sind die Informationen über monatliche Utilisation- oder Projektberichte, interne Kostenberichte, ERP-Exporte und separate Wechselkursdaten verteilt. In der Praxis kann das bedeuten, 18 monatliche Umsatzberichte mit weiteren 18 internen Kostenberichten zu konsolidieren, bevor die eigentliche Analyse überhaupt beginnen kann.

Die Konsolidierung wird schnell zu einer umfangreichen Aufgabe. Dateien müssen zusammengeführt, historische Wechselkurse korrekt angewendet und Abweichungen zu lokalen Quellsystemen untersucht werden. Ungewöhnliche Bewegungen bei Kosten- oder Billing Rates und Währungen schaffen zusätzliche Unsicherheit darüber, welchen Zahlen tatsächlich vertraut werden kann. Noch schwieriger wird es, wenn das Management dieselben Zahlen nach Ressource, Projekt, Kunde, Entity, Land oder Business Unit analysieren möchte, während sich Assignments, Rates und Organisationsstrukturen im Zeitverlauf verändert haben.

Fehlerhaftes Reporting kann Profitabilitätsanalysen verzerren und strategische Entscheidungen beeinträchtigen. Inkonsistenzen in den zugrunde liegenden Daten können zudem auf Fehler bei Fakturierung, Payroll oder Projektprofitabilität hinweisen.

Ordinum verbindet Umsätze, Kosten, Ressourcen, Projekte, Assignments und Organisationsdaten in einem strukturierten relationalen Modell. Integrierte Freigaben, Validierungsregeln und historische Gültigkeiten helfen sicherzustellen, dass Wechselkurse, Kostenraten, Billing Rates und organisatorische Beziehungen auf die richtigen Zeiträume angewendet werden. So entsteht verlässliches Deckungsbeitragsreporting, das flexibel über relevante Dimensionen analysiert werden kann – ohne die Konsolidierung jedes Mal in Excel neu aufzubauen.